Como vimos no artigo Qual o papel do Procedimento Operacional Padrão ter Procedimentos Operacionais dentro da empresa e as pessoas seguirem os procedimentos auxilia na padronização dos produtos e serviços oferecidos e evitam custos acima do previsto. Mas como elaboramos um Procedimento Operacional Padrão que seja eficaz?
Para elaborar um Procedimento Operacional Padrão ou também conhecido como POP é fundamental que esteja claro os seguintes itens
- Qual o fluxo do processo ou Mapeamento do Processo que deverá ser seguido;
- Como realizar cada atividade a ser desenvolvida (passo a passo);
- Quais os recursos necessários para realizar cada atividade (matéria-prima, máquina, ferramenta, sistema);
- Quais os tipos de Controle de Processo são necessários para realizar o produto ou serviço que vá garantir a qualidade;
- Que tipos de checklists são importantes serem feitos durante o processo. Podemos saber um pouco mais para que servem os checklists no artigo Qual a Importância para um Checklist para Utilizar Durante o Processo;
- Que tipos de Indicadores Operacionais teremos para analisar os resultados desse processo. No artigo O que são Indicadores Gerenciais e Operacionais podemos ter uma ideia que tipos de indicadores podemos implantar na empresa;
- Quem são os responsáveis por cada atividade a ser desenvolvida no processo.
Como elaborar o Procedimento Operacional Padrão
Para Elaborar o Procedimento Operacional Padrão (POP) deverá seguir os seguintes passos:
– Descrever a sequência de atividade a ser executada, com fotos do processo se for o caso para que fique claro o passo a passo para realizar a atividade;
– Descrever os recursos que deverá utilizar para realizar cada atividade (tipo de equipamento, matéria-prima, ferramenta). Ao colocar o tipo de matéria-prima a ser utilizada, deverá identificar a quantidade a ser utilizada para cada lote de produção (o lote de produção pode ser por kilo, unidade, metro, depende do produto a ser fabricado);
– Deverá definir no Procedimento Operacional Padrão os parâmetros de ajuste do equipamento como temperatura, velocidade, volume de materiais entre outros parâmetros fundamentais para garantir a qualidade do produto. Tem empresas que os parâmetros do equipamento ficam em outro documento que pode ser chamado de Nota de Trabalho. Se os parâmetros do equipamento estiverem na Nota de Trabalho, deverá indicar no Procedimento Operacional Padrão qual ou quais Notas de Trabalho deverão ser utilizadas para a fabricação do produto;
– A forma que ele irá controlar os resultados durante o processo, os tipos de controle de processo que deverão ser registrados e os indicadores que irão medir o desempenho do processo. Deverá indicar no Procedimento Operacional Padrão o que a pessoa deverá fazer quando o produto ou a atividade executada estiver fora da faixa de trabalho de acordo com o controle de processo. Deve estar claro no Procedimento quando poderá somente ajustar o equipamento ou matéria-prima, ou se o produto deverá ser retrabalhado e sucatado.
No Procedimento Operacional Padrão é importante garantir também
- O Controle de Revisão do Documento com data, responsável pela alteração e qual a alteração realizada;
- Número da revisão realizada no documento;
- Garantir que não tenha disponível cópias do procedimento desatualizado no processo, para evitar que pessoas possam seguirem um Procedimento Operacional Padrão com a versão desatualizada, gerando falhas ou erros na produção.
Como colocar em Prática o Uso do Procedimento Operacional Padrão
Para colocar em prática o uso do Procedimento Operacional Padrão é importante que todos os envolvidos recebam o treinamento de como utilizar e executar as atividades definidas no procedimento.
Não adianta ter na organização o procedimento e as pessoas não conhecerem e não utilizarem esse documento.
Além de realizar o treinamento, é importante que realize o acompanhamento da utilização do Procedimento Operacional Padrão, verificando se as pessoas entenderam, se estão com alguma dificuldade ou até se precisa fazer algum ajuste no procedimento.
Daniela Harumi Hotta
Sócia-Diretora da DH Gestão Integrada Consultoria, formada em Processos de Produção pela Fatec, Especialização em Engenharia da Qualidade – Poli e MBA em Administração – USP. Experiência em cargos de Treinamento Operacional, Gestão da Qualidade e Implantação de Ferramentas de Melhoria Contínua na Prysmian Cabos por 10 anos. Consultora nas áreas de Gestão de Processos, Gestão Comercial, Gestão Administrativa e Produtiva e Implantação de Processos de RH para pequenas e médias empresas a mais de 7 anos.
