Lean Manufacturing é uma técnica de gestão muito difundida no setor industrial. Visa a redução dos desperdícios e geração de valor ao cliente final, através do foco na qualidade total, melhoria contínua e no enriquecimento profissional.
Várias etapas são necessárias para se atingir a perfeita utilização do Lean Manufacturing, cujo foco principal está concentrado nas pessoas e na aversão ao desperdício. Para isso, se faz necessário ajudar os colaboradores a se transformarem em “criativos inteligentes”, para que possam pensar por si e encontrar soluções inovadoras para os problemas existentes. Deve-se cercar por uma nova geração de líderes capazes de orientar e apoiar essas pessoas, mas que têm que ser treinados para isso, pois o Lean Manufacturing utiliza princípios e práticas que ensinam os líderes a serem mais orientadores e professores, e menos comandantes e controladores, portanto é uma mudança cultural.
As vantagens do Lean Manufacturing são muitas e já são utilizadas em vários níveis de aplicação no segmento industrial, porém, para se ter melhor desempenho neste processo temos que “sair fora da caixa” e olhar para todo o entorno de uma organização, pois a manufatura não funciona sozinha e depende do apoio e dos serviços dos outros setores das empresas. Dessa forma os conceitos do Lean Manufacturing foram transportados para dentro dos escritórios para evitar desperdícios no fluxo das informações e na execução das atividades, ou seja, ambos possuem o mesmo objetivo, mas aplicados a áreas, ou estruturas, diferentes.
Este processo é conhecido como Lean Office e se estende por todas as áreas onde há necessidade de transações de informações, cujo foco é redução do excesso de burocracia interna.
O Lean Office
Como na manufatura, ao serem observadas as atividades das tarefas, através do que chama de Mapeamento dos Processos, podemos identificar uma série de desperdícios” e oportunidades de melhorias. Vamos citar somente alguns mais comuns:
- Falta de alinhamento entre atividades executadas e os reais objetivos do processo;
- Esperas – É um dos maiores desperdícios;
- Movimentações e deslocamentos desnecessários;
- Retrabalhos;
- Recursos mal utilizados;
- Realização de procedimentos informais;
- Checagens dos trabalhos;
- Falta de 5 S.
Não vamos nos ater a cada um dos itens, mas isto se aplica a vários tipos de atividades como em compras, logística, RH, finanças, contabilidade, vendas, marketing, engenharia, jurídico, saúde, seguros, bancos etc. Estes conceitos também são utilizados em várias outras áreas de Conhecimento Lean, desde o Desenvolvimento de Produtos (Lean Design), na Logística (Lean Supply Chain), nos Serviços (Lean Business), na criação de Novos Negócios (Lean Startup), Lean Enterprise (empresa totalmente Lean) etc.
Porém, com o início da pandemia devido ao coronavírus, houve a necessidade de que a maioria das atividades de Lean Office fossem direcionadas para fora dos escritórios e majoritariamente para suas residências e, em muitos casos, de forma desordenada. São comentados os casos em que se trabalha na sala, na cozinha, nos quartos, nos corredores, nos terraços, corredores e, em alguns casos, em escritórios dentre das residências, mas devido à urgência, grande parte dos profissionais foi deslocada sem muito preparo ou treinamento adequado.
Isto vem gerando certo desconforto e descontentamento, mesmo considerando as vantagens que o Home Office apresenta. Provavelmente a forma repentina causou este fato. O Home Office ou Teletrabalho, não é algo novo e muitos profissionais já o faziam, porém, mesmo os que já vinham trabalhando dessa forma anteriormente, comentam algumas dificuldades. Este novo processo veio para ficar, de forma hibrida ou não, mas o fato é que novos desafios serão enfrentados e temos que nos preparar para isso.
Algumas, entre as várias queixas, fazem parte das estatísticas, entre elas:
- Perda do convívio pessoal;
- Dificuldades de relacionamento;
- Dificuldades de comunicação;
- Desequilíbrio das demandas pessoais.
Artigos, muito bons e interessantes, estão sendo publicados sobre o tema referindo-se à maior satisfação profissional, produtividade, melhores custos, outras vantagens e desvantagens. Fala-se muito sobre o “zoom fadigue”, “burnout”, ergonomia, saúde, infraestrutura etc.
Pouco se comenta sobre as necessidades das melhorias da produtividade efetivas das atividades com maior satisfação dos colaboradores. Isto se deve ao não conhecimento de metodologia organizacional (Lean) voltada aos resultados das atividades administrativas contínuas, em complemento às utilizadas nos sistemas conhecidos como “ágil ou scrum” entre outras, muito comuns nos desenvolvimentos de projetos e softwares.
O Lean Home Office
Com o objetivo de se concentrar nas melhorias nas atividades em Home Office desenvolvemos a metodologia de Lean Home Office, incorporando nas atividades típicas de Home Office as vantagens obtidas através do Sistema Lean proporcionando a melhoria da produtividade e satisfação dos profissionais. A forma de atuação é com base nos Sistema Lean Manufacturing em atividades virtuais e pontuais de Kaizens, desenvolvidos com objetivos bem definidos e executadas por grupos de trabalhos das empresas com assistência dos consultores.
O foco é sempre nas pessoas e visando maior valor ao cliente. Alguns tópicos são profundamente analisados:
- Infraestrutura instalada;
- Organização dos trabalhos;
- Compartilhamento;
- Qualidade na origem;
- Padronização das atividades.
Dessa forma se consegue desenvolver, no formato do Kaizen Virtual, um processo de melhorias contínuas na preservação do bem-estar na gestão do capital humano, a fim de manter o engajamento das pessoas com os resultados dos seus trabalhos. A ergonomia e arquitetura das áreas de trabalho são fortemente avaliadas, facilitando as ações de melhoria da produtividade e eficácia das atividades. Para melhorias e novos projetos das atividades nos escritórios, contamos com a parceria da C&S Ergonomia e Arquitetura, onde todos os aspectos relacionados à legislação, conforto e saúde laboral são considerados.
Jairo Ramalho
Engenheiro Mecânico de Produção (FEI) pós-graduado pela FGV. Especialista em LEAN MANUFACTURING, com aperfeiçoamentos adquiridos nos Estados Unidos com a Shin-Gijutsu e TBM Consulting Group. Conduziu vários trabalhos de Lean Manufacturing em países da América do Norte e América Latina. Trabalhou como executivo na Chrysler do Brasil, VWCaminhões, Black&Decker, Grupo Ultra, IOSHPE- Maxion e TBM América Latina como consultor e Managing Director. Fundador e Diretor da Máxima Produtivismo e Diretor da Divisão de Logística e Transportes do Departamento de Infraestrutura da FIESP. Foi considerado Importante Autoridade Mundial e Lean Manufacturing no México.
