Não há interferência significativa nesse fato, pois, normalmente, todas as sugestões, devem ser analisadas, independentemente de serem acolhidas, implantadas ou não. Contribuem para o processo de mudança cultural na empresa, que é um dos principais focos do Sistema Lean.
Como avaliar as sugestões?
Através de um sistema de seleção e priorização, onde as sugestões passam por critérios de análise de viabilidade técnico/econômicas. Todas devem ser reconhecidas com algum tipo de premiação, mas de alguma forma,as melhores devem ser premiadas de modo distinto.
Quaisquer sugestões para “melhorias e novas ideias” devem ser sempre incentivadas e bem vindas, isto faz com que as pessoas se interessem em praticar melhorias e ter melhor sentimento de participação na empresa.
As respostas podem demorar certo tempo para serem avaliadas e implantadas, causando certa apreensão aos participantes, pois o processo de avaliação requer o compromisso de um grupo de pessoas formado por vários setores da empresa, visto que,em muitas sugestões,são necessários estudos com maior profundidade sobre viabilidade e retorno dos investimentos, o que nas sugestões apresentadas pelos funcionários nem sempre estão considerados.
Pode ocorrer que a descrição das sugestões não sejam bem feitas e o grupo de análise terá que dedicar mais tempo para entendê-la se analisá-las.
A “triagem inicial” pode ser realizada pelo nível hierárquico imediatamente superior, porém em alguns casos existem reclamações sobre as demoras para serem enviadas ao grupo de análises.
É um método que incentiva a participação dos funcionários, porém deve ser muito bem organizado e regulamentado.
Não se recomenda a premiação em espécie ($$$), pois existem várias outras formas de premiação que devem ser consideradas.
Outros grupos de trabalho também promovem melhorias, tais como os Círculos de Controle de Qualidade (CCQ) e mesmo os de 6 Sigma, o de 5S e outros, onde em algumas empresas se faz incentivos com algum tipo de premiação.
O Programa de Sugestão Incentiva a Mudança Cultural?
Deve-se considerar que, num processo de Melhoria Contínua, o Programa de Sugestões, por ser individual, incentiva a mudança cultural no indivíduo e não tão significativamente de forma coletiva, como é no caso do Sistema Lean com Kaizen.
No Sistema Lean com Kaizen os processos são avaliados em equipes de funcionários de vários níveis hierárquicos pertencentes a muitos setores da empresa, que alisando as situações existentes e, através da metodologia utilizada no Sistema Lean, identificam as oportunidade de melhorias e que, via de regra, são implantadas durante a própria semana do Evento Kaizen, proporcionando trabalho conjunto de um time multifuncional com os mesmos objetivos, promovendo maior incentivo e aos participantes.
Este processo tem se mostrado bastante apropriado para os as mudanças culturais por terem maior amplitude e alcance, colaborando fortemente para que de “forma coletiva” se pratique e se implemente melhorias nas empresas
Os Eventos KAIZEN fortalecem a formação de equipes de trabalhos multifuncionais com foco no tempo e na observação dos desperdícios, que existem em todas as atividades operacionais ou administrativas, mas que, infelizmente, devido às rotinas do dia a dia, não são observadas de forma metódica e acabamos por nos acostumar com eles e, em alguns casos, podendo ser inseridos como rotinas dos processos.
Neste evento não há hierarquias e nem restrições de sugestões de melhorias. Estas são analisadas pela equipe e, se aprovadas, implantadas de imediato, utilizando os recursos disponíveis e com o menor custo, ganhando produtividade, qualidade, agilidade com foco no bem estar dos profissionais da área em análise.
Outra grande vantagem é a participação de funcionários das outras áreas da empresa. Todos são previamente treinados sobre a metodologia, objetivos e formas de atuação durante os eventos.
Muitas vezes os participantes das outras áreas, desconhecendo as atividades nos locais dos Kaizens e “não tendo paradigmas” fazem questionamentos “in loco” sobre os métodos e recursos utilizados, contribuindo para que “enxergue fora da caixa”.
Estes profissionais, quando retornam às suas atividades habituais nos seus setores de origem, começam a pensar em melhorias em suas próprias áreas. Desta forma a mudança cultural ganha velocidade e os programas de sugestões também avançam.
Todas as Sugestões Durante o KAIZEN são implantadas?
Algumas sugestões durante os Eventos Kaizens necessitam de maiores análises ou algumas alterações mais significativas nos processos ou equipamentos para serem implantados durante a Semana Kaizen fazendo com que sua execução definitiva fica postergada. Estas são registradas para sofrerem acompanhamento através de PDCA específico com data prevista de execução, analisada e acordada pelo responsável. São as tarefas denominadas de Kaizen 30 dias, ou seja, devem ser efetivadas no prazo de 30 dias após o evento Kaizen. As ações pendentes no PDCA são auditadas após os 30 dias.
Como resolver problemas pontuais de maior dificuldade?
Outra situação importante também é quando se realizam os Kaizen de Profundidade ou “Point Kaizen ou Kaizen Autônomo” como são chamados os Eventos Kaizens realizados por uma pequena equipe de participantes focando pontos específicos de um processo. Usualmente são praticados por poucos profissionais, mas que já tenham participado de eventos KAIZENS anteriormente, pois já ganharam experiência na metodologia o que permite maior foco e agilidade.
O tempo de duração pode variar de algumas horas a dois dias, porém, por serem de “profundidade”, participam somente os quedetém o conhecimento sobre os problemas ou estãodiretamente evolvidos neles. Também promovem a mudança cultural para a melhoria contínua.
É muito importante salientar que nenhum dos programas citados substitui os Eventos Kaizen, que seguindo a Estratégia Lean previamente elaborada, devem ser realizadas com a frequência necessária para proporcionar as melhorias planejadas, sendo estas definidas com objetivos desafiadores e exequíveis bem claros e mensuráveis. É importante ter a equipe de participantes proativos formado por pessoas de vários setores da organização, que mantenham a dedicação em tempo integral durante a semana de trabalho.
Avaliação da Sustentabilidade dos KAIZENS e das Sugestões
As Avaliações de Sustentabilidade, servem para as análises da manutenção dos resultados obtidos e efetivados nos KAIZENS, no PROGRAMA DE SUGESTÕES e em outros programas de melhorias. Foca na efetividade e no respeito aos prazos de execução das ações sugeridas, implantadas e de outras complementares conforme PDCA. Serve também para a identificação de novas oportunidades de melhorias.
É desta forma que os programas de melhorias contribuem significativamente para a melhoria das atividades, tanto para as OPERACIONAIS como para as ADMINISTRATIVAS, proporcionado e incentivando as MUDANÇAS CULTURAIS para a melhoria das condições de trabalho e a aversão aos desperdícios.
Como Coordenar as Ações de Melhorias
Os Eventos Kaizen, o Programa de Sugestões, os Kaizens de Profundidade, o CCQ, o 6 SIGMA, o 5S e outros, são considerados como incentivadores aos processos de melhoria contínua e da mudança cultural, por fazerem parte do mesmo propósito. Devem ser coordenados de forma conjunta no Sistema Lean, que deve servir como “GUARDA CHUVA” para todos os programas de melhorias nas organizações, para evitar concorrência entre programas e projetos,
proporcionando maior direcionamento, integração dos esforços de melhorias e mudança cultural nas organizações. (eliminar desperdícios e redução dos custos).
Jairo Ramalho
Engenheiro Mecânico de Produção (FEI) pós-graduado pela FGV. Especialista em LEAN MANUFACTURING, com aperfeiçoamentos adquiridos nos Estados Unidos com a Shin-Gijutsu e TBM Consulting Group. Conduziu vários trabalhos de Lean Manufacturing em países da América do Norte e América Latina. Trabalhou como executivo na Chrysler do Brasil, VWCaminhões, Black&Decker, Grupo Ultra, IOSHPE- Maxion e TBM América Latina como consultor e Managing Director. Fundador e Diretor da Máxima Produtivismo e Diretor da Divisão de Logística e Transportes do Departamento de Infraestrutura da FIESP. Foi considerado Importante Autoridade Mundial e Lean Manufacturing no México.
