Vamos falar sobre um assunto que pode parecer um pouco técnico, mas é essencial para qualquer empresa que queira melhorar seus resultados: os indicadores de produtividade. Se você já ouviu falar sobre esse tema, mas ainda não sabe exatamente o que é, ou se nunca ouviu falar, este post é para você. Vamos explicar de forma simples e direta o que são indicadores de produtividade e como eles podem contribuir para avaliar a eficiência das equipes e do negócio e ajudar a sua empresa a crescer.
Mas afinal o que são indicadores de produtividade?
Os Indicadores de produtividade ou de desempenho são métricas muito relevantes para medir o nível de trabalho do seu negócio e como isso está afetando os resultados – positiva ou negativamente.
Os indicadores de produtividade medem a performance do negócio em diversas áreas.
Em inglês, são chamados de KPIs – Key Performance Indicator –, que, em português, pode ser traduzido como “Indicador-chave de Desempenho”.
Esses indicadores de produtividade são utilizados para avaliar o desempenho de processos, equipes, áreas de negócios e os resultados gerais da organização, tanto de maneira quantitativa, quanto qualitativa.
A base inicial dessa avaliação é o que está sendo feito hoje em dia. Assim, é possível medir de forma comparativa, para entender se houve crescimento ou não.
Em um contexto econômico tão competitivo e que exige das organizações práticas cada vez melhores, conseguir fazer mais com menos recursos e em menor tempo é indispensável.
Como funcionam os indicadores de produtividade?
De maneira geral, os indicadores de produtividade medem o desempenho da empresa, de uma equipe, de um funcionário, de uma campanha ou de uma estratégia (entre outras ações) para sair do ponto A e ir até o ponto B.
Para conseguir avaliar a performance do negócio, aqui vão os passos básicos para quem deseja fazer uso dos KPIs:
- Entenda o momento atual da empresa: antes de qualquer coisa, é necessário entender onde sua empresa está. Quanto ela produz por ano? Qual foi o resultado do último balanço? Como está a carteira de clientes? Qual a posição da sua marca no mercado? Etc.
- Defina objetivos: agora que você já sabe onde está, é preciso definir onde deseja chegar. Portanto, defina objetivos de curto, médio e longo prazo.
- Encontre indicadores que traduzam as metas: dentro dos objetivos, deve-se definir quais indicadores serão capazes de medir e comprovar o avanço estratégico (mais exemplos à frente).
- Defina objetivos para cada indicador: cada indicador deve ter metas específicas, que, quando somadas, representam o todo da sua estratégia de negócio.
- Envolva a equipe: todo o time da empresa deve participar ativamente da estratégia para, então, se sentir parte do todo e, claro, dos resultados alcançados!
O aumento dos indicadores de produtividade versus o aumento da produção
Muitas empresas podem confundir o aumento dos indicadores de produtividadecom o aumento da produção. É importante destacar que esses conceitos não são a mesma coisa.
O aumento da produção diz respeito à obtenção de mais produtos, por meio da contratação de mais funcionários, aquisição de mais equipamentos e matéria-prima, além de horas extras e dinâmica dos turnos.
Já o aumento dos indicadores de produtividade refere-se à melhoria dos processos internos, seja na indústria, seja em empresas de diferentes ramos. Essa melhoria se dá por meio de treinamentos, automatização de procedimentos e otimização de recursos e atividades.
Compreender a diferença entre os conceitos é fundamental para definir indicadores de produtividade. Afinal, estamos falando de mudanças na cultura organizacional, que podem, inclusive, garantir aumento na produção.
Existem diversas formaspara promover amelhoria dos indicadores deprodutividade,mas saber quais são as mais adequadas ainda requer por parte das empresas um melhor entendimento para poder explorá-las adequadamente.
Vale lembrar que algumas destas formas já foram apresentadas no artigo publicado em nosso blog https://b2i.network/melhoria-de-processos-industriais/
Qual a importância dos indicadores de produtividade?
Empresas de pequeno, médio e grande porte se beneficiam das estratégias com os indicadores de produtividade.
O acompanhamento de métricas de desempenho é fortemente baseado em análise de dados – o que garante mais assertividade na tomada de decisões.
Os indicadores de produtividade vão medir os sucessos e os fracassos do negócio. Essenciais na avaliação da estratégia, esses índices não são fixos. Eles podem ser alterados de acordo com a variação do mercado e as novas necessidades da empresa.
Eles servem como um guia para trilhar o caminho correto rumo ao sucesso e, justamente por isso, devem ser revisados periodicamente.
Um exemplo simples: o planejamento de janeiro de 2020 precisou ser bastante alterado dois meses depois, quando empresas ao redor do mundo tiveram sua rotina completamente transformada em função da pandemia.
E isso vale não apenas para grandes acontecimentos, mas, também, para outros pontos, como mudanças no comportamento do consumidor e novos posicionamentos de mercado. Destacamos, ainda, outras vantagens dos indicadores:
- Compreender com clareza o status da empresa em relação às metas almejadas;
- Atualizar a estratégia em tempo real e se destacar entre os concorrentes;
- Melhorar a percepção sobre as equipes e, ainda, a forma como os funcionários estão enxergando a estratégia;
- Engajar os funcionários com metas reais e facilmente compreendidas;
- Detectar gargalos e possibilidades de melhorias nos processos;
- Aumentar os resultados e incrementar os lucros.
Quais são os principais indicadores?
Se você ainda está em dúvida sobre como medir o desempenho da empresa, listamos a seguir os principais indicadores de produtividade que podem ser utilizados em diferentes negócios.
Indicadores de qualidade
Medem se o resultado final atende às expectativas previstas no início do projeto. Elas podem medir a quantidade de produtos vendidos ou a satisfação do cliente com a empresa, por exemplo.
Indicadores estratégicos
Permitem analisar se as metas estão sendo, de fato, alcançadas. Nesse caso, avalia-se os percentuais alcançados em um determinado período. Se o número não for satisfatório, será preciso rever as estratégias.
Indicadores de lucratividade
Analisam se um projeto é de fato lucrativopara que a empresa decida se vale a pena mantê-lo em seu escopo de ações. Um bom índice para medir é o ROI – Retorno Sobre Investimento, que calcula quanto você tem de lucro para cada real investido.
Indicadores de capacidade
Medem quanto uma pessoa ou uma equipe consegueproduzir em um determinadoperíodo com determinados recursos. Dessa forma, é possível delimitar prazos mais realistas de entrega.
Como a tecnologia pode ser usada para aumentar a produtividade?
Ter uma boa plataforma de Softwares de Gerenciamento de Processosé um diferencial importante para medir os indicadores de desempenho.
Essa ferramenta permite monitorar uma série de informações, incluindo o tempo médio de execução de tarefas e a capacidade produtiva por setor, o que contribui para medir os índices de produtividade e traçar novas rotas.
Com esta plataforma também é possível monitorar os processos para identificarpossíveis gargalos, acompanhar métricas de uma área (como um orçamento previsto), identificar etapas que podem ser realizadas de forma automática. A tecnologia fornecerá uma base concreta para a tomada de decisões mais assertivas e, com isso, uma melhor entrega de resultados.
Como exemplo, pode ser muito útil para a área de recursos humanos paramedirabsenteísmo (faltas) dos funcionários, clima organizacional, rotatividade, retenção de talentos, entre outros.
Quando falamos em vendas, com uma ferramenta de processos integrada a uma ferramenta CRM (gestão de clientes), podemos medir taxas como índice de conversão de clientes e ticket médio.
Diferentes sistemas corporativos integrados, possibilitam modelar e automatizar processos de forma a otimizar as rotinas de trabalho e garantir dados confiáveis para a avaliação de desempenho. Tudo isso com dashboards visuais e customizáveis.
Mesmo se você optar em utilizar os indicadores de desempenho dos seus processos de maneira mais informal e menos automatizada, mas se de forma determinada avaliar regularmente as tendências e eventuais desvios em relação as metas estabelecendo ações preventivas e corretivas poderá perceber melhorias drásticas nos resultadosda sua empresa.
A chave é fazer alguma coisa.
Boa sorte na sua jornada.
Vanderlei Silva
Com mais de 30 anos de experiência em cargos de direção nas empresas Asea Brown Bovery (ABB), Case& New Holland (CNH do Grupo Fiat), Rolamentos FAG e Conforja (Grupo Hoesch), empresário do varejo de moda é Managing Director da Vértico Gestão Empresarial e pós graduado em Administração pela USP, Engenheiro Metalurgista pela FEI com especialização em manufatura pela Spectrum USA e mentor certificado pela Global Mentoring Group. Acredita que não basta ser muito bom tecnicamente, é preciso antes de tudo respeitar e valorizar as pessoas, adotar atitudes e processos sustentáveis e agir com paixão.
