O Checklist é uma lista de atividades a serem feitas durante um processo no qual serve para verificar se todas as atividades listadas foram concluídas. O Checklistpara Utilizar Durante o Processo serve para garantir que as atividades foram executadas com a finalidade de Evitar Falhas por Esquecimento ou Falhas no Sistema.
Quando devemos utilizar um Checklist durante o Processo?
Devemos Utilizar um Checklist durante o processo quando há uma etapa do processo que requer várias atividades, ou vários documentos a serem feitos para garantir que a etapa seja concluída, é importante ter um checklist para conferir se tudo foi feito conforme o planejado.
Há checklist que além de verificar se foi feita a atividade, é necessário também registrar em que horas ou dia foi realizado e por quem foi realizado, para que possa ter a rastreabilidade do processo caso ocorra algum problema no produto ou serviço prestado.
Devemos definir a Utilização do Checklist no Procedimento Operacional Padrão do Processo, caso tenha dúvidas em como elaborar um procedimento, podemos ver no artigo Como Elaborar um Procedimento Operacional Padrão, para garantir que todos apliquem a ferramenta na etapa certa, evitando falhas e retrabalhos.
Se na sua empresa ou na sua atividade que você executa ocorrem falhas como por exemplo: atividades que deveriam ser feitas e não foram executadas, registros a serem feitos e não foram preenchidos, falta de documentos que não foram anexados aos processos, são indícios que você pode utilizar um Checklist para evitar o esquecimento de alguma etapa, garantindo que todas as atividades serão executadas no momento correto.
Como elaborar um checklist para utilizar durante o processo?
Para elaborar um Checklist para Utilizar Durante o Processo precisamos listar quais atividades são importantes e fundamentais que garantam a qualidade do produto ou serviço a ser executado. Com base nessa lista de atividades importantes e fundamentais, deverá avaliar em que momento deverá checar se a atividade foi executada e se está conforme.
Com base nas atividades e o momento a ser verificado, você elabora o Checklist, com as atividades a serem verificadas, em que momento deve ser verificado e um campo de registro se foi verificado ou não e quem verificou.
O Checklist é utilizado em vários processos, como por exemplo em revisões de manutenção de veículos, procedimentos médicos, procedimentos de embarque e desembarque em aviões entre outros processos.
Defina em que momento deve ser aplicado o checklist durante o processo. O importante é aplicar o Checklist antes de finalizar ou entregar o produto ou serviço para o cliente, de forma a verificar se está tudo correto, evitando erros ou falhas.
Quanto custa um erro ou falha no seu processo? Quanto custa um retrabalho na sua empresa? As vezes o seu custo operacional é alto pois existem muitos retrabalhos durante o processo por esquecimento de realização de alguma atividade no momento que deveria ter sido feito.
Avalie na sua empresa se existem muitos retrabalhos ou falhas e erros de produtos ou serviços. Caso o índice de falhas e retrabalho seja alto, é um indicador que você pode aplicar um Checklist de processo para minimizar as falhas e diminuir seus custos, aumentando a produtividade e rentabilidade do seu negócio.
Daniela Harumi Hotta
Sócia-Diretora da DH Gestão Integrada Consultoria, formada em Processos de Produção pela Fatec, Especialização em Engenharia da Qualidade – Poli e MBA em Administração – USP. Experiência em cargos de Treinamento Operacional, Gestão da Qualidade e Implantação de Ferramentas de Melhoria Contínua na Prysmian Cabos por 10 anos. Consultora nas áreas de Gestão de Processos, Gestão Comercial, Gestão Administrativa e Produtiva e Implantação de Processos de RH para pequenas e médias empresas a mais de 7 anos.
