Como implantar melhorias de processos internos nas empresas

Existem diversas formas para promover as melhorias de processos internos e que levam a redução de custos, melhoria de produtividade e qualidade, muitas delas de fácil implantação, mas saber quais são as mais adequadas ainda requer por parte das empresas um melhor entendimento para poder explorá-las adequadamente.

Vale lembrar que algumas destas formas já foram apresentadas no artigo publicado em nosso blog https://b2i.network/melhoria-de-processos-industriais/

O escritório de melhorias de processos internos é um método de trabalho que tem como objetivo impulsionar as iniciativas estratégicas das organizações e promover as melhorias dos processos internos nas diversas áreas da organização como: recursos humanos, operação (industrial, comercial, financeira) e áreas administrativas.

Qual a importância do escritório de melhorias dos processos internos?

O escritório de melhorias dos processos internos é um poderoso mecanismo para garantir que todas as ações de melhoria, sejam elas planejadas ou não, possam ser desenvolvidas internamente por meio de métodos estruturados de trabalho, como o MASP – Método de Análise e Solução de Problemas e do uso de técnicas de gestão de projetos.

Desta forma, o escritório de melhorias de processos internos deve garantir que as estratégias delineadas sejam executadas no dia a dia das organizações, seja através de eventos Kaizen, construção de planos de ação de melhoria ou desenvolvimento de projetos mais complexos.

Por este motivo diz-se que o escritório de melhorias é o agente facilitador das estratégias e ações de melhorias de processos internos.

Como garantir o alinhamento do escritório de melhorias dos processos internos e a estratégia da organização?

É importante direcionar o foco do escritório de melhorias dos processos internos para os indicadores de desempenho de interesse da organização e que realmente precisam ser trabalhados pelo fato de estarem incompatíveis com as metas desejadas.

Para garantir este alinhamento, o escritório de processos e melhoria atua em todas as esferas da organização, seja na esfera estratégica através das reuniões de gerenciamento estratégico (RGE’s), seja nas esferas táticas e operacionais através das reuniões de gerenciamento operacional (RGO’s).

Comoorganizar as reuniões do escritório de melhorias dos processos internos?

Existem diversas maneiras de se organizar as reuniões do escritório de melhorias dos processos internos e uma delas é apresentado abaixo:

  1. O escritório de melhorias deverá comunicar com antecedência os diretores e gestores das áreas quanto as datas de realização das RGE’s.
  2. As reuniões de gerenciamento estratégico devem ocorrer mensalmente para avaliação dos indicadores de desempenho relacionados às estratégias corporativas da empresa.
  3. Durante a reunião, o escritório de melhorias deverá realizar uma lista contendo os problemas diagnosticados e as oportunidades de melhoria sinalizadas;
  4. O escritório de melhorias deverá analisar a lista de problemas e de oportunidades, realizando a priorização dos pontos levantados com base no nível de urgência.
  5. Após a consolidação da lista de prioridades, deverá ser realizada uma pauta para as RGO’s (Reunião de Gerenciamento Operacional).
  6. A pauta deverá ser encaminhada para o gestor da área responsável pela oportunidade de melhoria.
  7. Caso haja necessidade, o gestor de área poderá sugerir inclusões na pauta;
  8. No caso de haver alterações na pauta, o escritório de melhorias deverá realizar a sua revisão;
  9. Paralelamente à análise da pauta, o gestor de área deverá providenciar a lista de convocados para a RGO, sinalizando se haverá a necessidade de convocação de um recurso de alguma outra área específica;
  10. O escritório de melhorias deverá analisar a lista de convocados, verificando a disponibilidade de agenda de todos os participantes e na sequência deverá encaminhar o comunicado de convocação;
  11. A pauta revisada deverá então ser encaminhada para todos os participantes;
  12. Os participantes da RGO deverão analisar detalhadamente a pauta da reunião;
  13. Após a compreensão da pauta, os participantes deverão segregar toda e qualquer informação pertinente ao assunto a ser abordado na RGO,
  14. As Reuniões de Gerenciamento Operacional (RGO) devem ocorrer sempre que houver a necessidade de avaliação de um problema ou oportunidade de melhoria sinalizada na RGE, ou mesmo diante da necessidade de atualização/ revisão de um plano de ação concebido anteriormente e que precise ser ajustado por alguma circunstância. Cada RGO deverá ter a duração de no máximo uma hora.

A adoção desta técnica permitirá que a reunião seja eficiente e produtiva. Para isso é imprescindível que os convocados tragam para a reunião dados processados e análises consolidadas. Por este motivo recomenda-se que todos os colaboradores sejam capacitados em ferramentas de análise de dados presentes nos pacotes de PDCAMASP ou DMAIC.

O objetivo maior da RGO é obtenção do esboço de um novo plano de ação ou das diretrizes para revisão de um plano de ação em execução.

Como estruturar e implantar o escritório de melhorias dos processos internos?

Para a estruturação do escritório de melhorias de processos internos deve-se primeiramente avaliar a estrutura e as características da organização para propor o melhor e mais aderente modelo de trabalho. Todavia, usualmente as etapas para implantação do escritório de melhoria de processos segue as seguintes etapas:

  • Seleção da equipe que irá compor o escritório de melhorias;
  • Estruturação dos procedimentos do escritório de melhorias com a especificação dos papéis e responsabilidades;
  • Capacitação dos membros do comitê nos procedimentos estabelecidos, ferramentas de qualidade, gestão de projetos;
  • Estabelecimento das ferramentas de controle e gestão dos eventos kaizen, planos de ação e projetos de melhoria;
  • Preparação dos quadros de gestão a vista e dos mecanismos de comunicação interna;
  • Desdobramento do mapa estratégico no BSC – Balanced ScoreCard;
  • Avaliação das metas em relação a performance atual;
  • Seleção, junto a diretoria, dos indicadores que serão o foco de trabalho das equipes;
  • Desdobramento dos indicadores estratégicos em indicadores de níveis tático e operacional através da análise de correlação;
  • Definição dos modelos padrão de apresentação das RGE’s, dos planos de ação e dos formulários de convocação das RGO’s;
  • Início do ciclo de execução das RGE’s e RGO’s e das reuniões. 

Quais os benefícios de se levar adiante um programa de melhoria de processos industriais?

O escritório de melhorias de processos internos é em sua essência um catalisador de resultados para a organização e é capaz de proporcionar os seguintes benefícios:

  • Impulsionar as iniciativas estratégicas e ações de melhoria da empresa;
  • Promover o ciclo de melhoria contínua;
  • Promover o desenvolvimento das equipes;
  • Promover o alinhamento estratégico entre as equipes e departamentos;
  • Promover o alinhamento entre os diferentes níveis hierárquicos da organização;
  • Garantir o foco nos indicadores de interesse da organização;
  • Garantir uma melhoria de performance exponencial a nível corporativo.

Mesmo se você optar em aprimorar os seus processos de maneira mais informal, mas de forma determinada ainda assim poderá perceber melhorias drásticas na sua empresa.

A chave é fazer alguma coisa.

Boa sorte na sua jornada!

Com mais de 30 anos de experiência em cargos de direção nas empresas Asea Brown Bovery (ABB), Case& New Holland (CNH do Grupo Fiat), Rolamentos FAG e Conforja (Grupo Hoesch), empresário do varejo de moda é Managing Director da Vértico Gestão Empresarial e pós graduado em Administração pela USP, Engenheiro Metalurgista pela FEI com especialização em manufatura pela Spectrum USA e mentor certificado pela Global Mentoring Group. Acredita que não basta ser muito bom tecnicamente, é preciso antes de tudo respeitar e valorizar as pessoas, adotar atitudes e processos sustentáveis e agir com paixão.