10 Passos de Como realizar a Redução de Custos Operacionais na Empresa

A redução de Custos Operacionais na Empresa gera a disponibilidade de mais recursos no fluxo de caixa, podendo ser utilizados como investimentos ou garantir a sobrevivência em épocas de crise.

Como podemos ver no mercado atualmente com a pandemia do Covid-19, várias empresas tiveram seu faturamento reduzido sendo obrigadas a analisar as suas despesas para garantir a sua sobrevivência. Mas Como Realizar a Redução de Custos Operacionais na Empresa? Por onde eu começo? Conheça os 10 Passos de Como Realizar a Redução de Custos Operacionais na Empresa.

Vejam os 10 passos para Realizar a Redução de Custos Operacionais em qualquer tipo de empresa, seja ela pequena ou de grande porte.

1- Analise os tipos de custos existentes na sua empresa

Primeiramente precisamos saber quais são tipos de despesas e custos que temos na empresa. Devem estar separados por despesas fixas e variáveis e quais os tipos de despesas de cada um mensalmente para que possamos avaliar se está aumentando ou diminuindo a despesa. Se você não tiver o controle das suas despesas, ao gerar as ações de redução de custos você não saberá avaliar se suas ações deram resultado ou não, pois não terá dados comparativos. Por isso é importante que se tenha um bom controle das despesas para que possa analisar e determinar as metas da sua empresa.

2- Determine Metas para cada tipo de custo

Com base no seu controle de despesas, você poderá definir as metas de acordo com o volume a ser vendido de produto ou serviço.

É importante levar em consideração o Planejamento Estratégico que você definiu na Empresa para determinar as metas de despesas da sua empresa. Caso tenha dúvidas em como realizar um Planejamento Estratégico, você pode ler um pouco mais sobre o assunto no artigo O que Significa Planejamento Estratégico Industrial. Dependendo dos custos podem variar de acordo com o volume que será vendido do produto ou serviço que você oferece.

Por isso é importante avaliar por tipo de despesa, pois tem aquelas que são fixas, que mesmo variando o volume vendido, a despesa continua sendo a mesma.

Determinada as metas, você criou um objetivo a ser atingido, tendo um parâmetro de partida de onde você quer chegar com as ações planejadas de redução de custos.

3- Reduzir valores de contratos das despesas mensais

Existem despesas que pagamos na empresa que são por contratos de prestação de serviço como: serviço de telefonia, internet, celular, monitoramento de segurança, planos de saúde, locação de equipamentos, serviços de limpeza entre outros. No dia-a-dia nem sempre analisamos se realmente estamos utilizando todo o pacote de serviço que foi contratado, ou se há no mercado empresas que ofereçam o mesmo serviço com preços melhores.

É importante que seja analisado pelo menos a cada 6 meses os serviços contratados e se podemos reduzir o contrato. As vezes não estamos utilizando todo o serviço oferecido e estamos pagando a mais sem utilizar.

Avalie também a qualidade dos serviços contratados, as vezes pelo valor que você está pagando o mercado possui outras empresas com mais recursos e de melhor qualidade pelo mesmo valor ou por valor menor do que está se pagando.

Comece a analisar as despesas com maior valor mensal, depois você analisa as despesas de menor valor.

Faça pesquisa de mercado, vejam o que outras empresas concorrentes estão oferecendo e a qualidade do serviço que você tem e o que o mercado oferece.

4- Reduza as perdas de processos

Nos processos operacionais podemos ter diversas perdas de produtividade que aumentam os custos do produto ou serviço oferecido. Atividades repetitivas ou retrabalhos, falhas na produção, geração de refugo, ou tempos longos da operação são alguns tipos de perda de processos que podemos ter, tornando o seu produto ou serviço mais caro com maior custo. Podemos ler um pouco mais sobre os tipos de perdas de processo no artigo Como Melhorar a Produtividade Industrial.

A redução de perdas no processo é feita com a análise do fluxo de processo, análise de tempos e métodos das atividades para levantar as principais perdas e definir as ações de melhorias.

Reduzindo as perdas de processo você poderá reduzir horas extras, reduzir sucata, retrabalho, consumo de matérias-primas a mais do que o necessário, reduzir o tempo de produção e obter um produto ou serviço com o custo menor, sendo mais competitivo no mercado.

5- Analise a possibilidade de utilizar uma nova Tecnologia

As vezes nos seus processos as atividades são mais demoradas devido aos recursos que são utilizados. Por exemplo: o seu controle de estoque não é preciso e demorado pois é feito manualmente. Existem softwares e programas que realizam o controle de estoque automático, com maior precisão e rapidez. 

Um outro exemplo é o controle de vendas ser manual, no qual geram falhas, demora no pedido chegar até o financeiro e até a produção e expedição. As vezes a sua venda fica limitada, não podendo gerar mais vendas por ser um processo manual. Avalie as tecnologias disponíveis, aplicativos por celular, softwares, equipamentos de produção podem gerar uma redução de custos por diminuírem o tempo de processo, as falhas e melhorar a qualidade do produto ou serviço oferecido.

6- Incentive a sua equipe a reduzir os custos

Para você reduzir os custos na Empresa, é necessário a colaboração de todos, com mudança de cultura, mudança de hábitos, mudança de processos e de novas ideias de adequação de atividades. Se todos estiverem com o mesmo foco em Redução de Custos, serão mais pessoas que podem estar analisando as atividades existentes e o que pode ser reduzido.

Você pode criar programas de ideias de Redução de Custos e premiar as melhores ideias com maiores retornos financeiros.

7- Aumente as possibilidades de novos produtos e serviços que podem ser oferecidos

Avalie a sua equipe com base nos conhecimentos e habilidades de cada um. Crie um Mapa de Flexibilidade da sua equipe para ver o que cada um pode agregar na sua empresa. Nesse mapa, coloque todas as habilidades e conhecimentos que foram levantados, mesmo que sejam habilidades ou formações de escolaridade ou curso que não tenham a ver com o seu negócio. Pois em época de crise você pode mudar o seu ramo de negócio, produzir outros produtos ou serviços que você não vendia. Estamos vivendo justamente isso agora, quantas empresas que não produziam álcool em gel e começou a produzir? Quantas pessoas começaram a vender comida por delivery que não vendia antes?

8- Analise a possibilidade de Terceirização

Existem atividades atualmente diversos tipos de serviços que podemos terceirizar como limpeza, manutenção de equipamentos, segurança, assistência jurídica entre outros serviços, podendo reduzir custos fixos, custos com treinamentos nessas atividades e até falhas no processo já que as vezes a atividade é feita por uma mão-de-obra fixa da sua empresa não especializada.

9- Defina a quantidade mínima de estoque de matéria-prima

A quantidade de matéria-prima disponível em estoque deve ser aquela que seja suficiente para suprir a demanda de vendas, tempo de produção e o tempo que o fornecedor leva para te entregar. Chamamos de estoque mínimo para produção. É claro que também depende do lote mínimo que é fornecido e o custo do lote mínimo e o lote maior. É necessário fazer essas contas para determinar a quantidade mínima de estoque. Você pode estar trabalhando com uma quantidade de estoque maior do que o necessário, podendo gerar impactos no seu fluxo de caixa. Você pode ler mais a respeito do controle de estoque através do artigo Por que o Controle de Estoque é Importante para a sua Empresa.

10- Defina o melhor regime tributário de acordo com o seu negócio que tenha menores encargos de impostos

Os impostos são obrigatórios mas as vezes você consegue se enquadrar em um regime com menor tributação. Verifique com um contador que vai avaliar as características da sua empresa e verificar que melhor regime tributário você pode se enquadrar.

Como os impostos são calculados em percentual da venda, qualquer décimo a menos desse percentual a ser aplicado no cálculo do imposto pode resultar em um valor alto de diferença em reais do que você pagava em relação do que poderá pagar alterando o seu regime tributário.

Levante as despesas, defina as metas e comece a analisar pelas principais despesas de acordo com os 10 passos, onde tem o maior potencial de melhoria com base nos seus objetivos estabelecidos. Utilize a ferramenta do Pareto para priorizar as despesas a serem analisadas primeiramente.

Uma boa gestão dos custos auxilia em uma gestão eficaz da sua empresa.

Sócia-Diretora da DH Gestão Integrada Consultoria, formada em Processos de Produção pela Fatec, Especialização em Engenharia da Qualidade – Poli e MBA em Administração – USP. Experiência em cargos de Treinamento Operacional, Gestão da Qualidade e Implantação de Ferramentas de Melhoria Contínua na Prysmian Cabos por 10 anos. Consultora nas áreas de Gestão de Processos, Gestão Comercial, Gestão Administrativa e Produtiva e Implantação de Processos de RH para pequenas e médias empresas a mais de 7 anos.