O KPI na Empresa é utilizado para análise dos resultados da empresa e definir ações estratégicas de curto, médio e longo prazo.
KPI (Key Performance Indicator) também é conhecido como Indicadores de Desempenho ou Indicadores Chave de Desempenho do seu negócio ou processo. São os principais Indicadores que demonstram se a empresa está progredindo e sendo produtiva. O termo KPI surgiu em meados dos anos 90, onde as empresas perceberam que o foco não deveria ser somente a produtividade, mas também a qualidade de todos os processos envolvidos.
Alguns exemplos de KPI´s são os indicadores econômicos como o IPCA, INPC, SELIC, TR que demonstram a performance em números do país em diversos setores.
Como definir os KPI´s para usar na Empresa
Quais são os KPI´s que você pode utilizar para avaliar os resultados da sua empresa?
Os KPI´s são os indicadores que vão demonstrar se os processos atingiram a meta e quanto contribuíram para o resultado da empresa.
Para definir os KPI´s, siga os seguintes passos:
- Levante os principais resultados que gostaria de acompanhar na sua empresa (faturamento, despesas, entregas no prazo, taxa de satisfação do cliente, entre outros). Esses resultados esperados vão indicar o desempenho da empresa, e dependendo do desempenho levarão a decisões estratégicas;
- Levante os principais processos da sua empresa (processo de Produção de produtos ou serviços, processo Administrativo, processo de Departamento Pessoal, processo de Recursos Humanos, processo Logístico, processo de Qualidade, processo Financeiro);
- De cada processo, o que você espera como resultado daquele processo? Por exemplo: do processo de Qualidade, espero que a taxa de satisfação do cliente seja de pelo menos 99%, então esse seria um indicador chave para avaliar se as ações e se o processo de qualidade estão gerando o resultado esperado. Para definir um indicador, o resultado esperado deve ser possível ser medido, deve ser mensurável;
- Defina a frequência de análise desse indicador, se será mensal, semanal, diário;
- Defina uma meta para cada indicador chave de cada processo, para que possa comparar o percentual de atingimento de cada meta e avaliar quais os processos que requerem uma atenção maior por estarem fora da meta;
- Distribua essa meta ao longo do tempo, por exemplo nos 12 meses do ano;
- Defina a forma de gerar e acompanhar os KPI´s. Pode ser por sistema ou software ou por planilhas excel. É importante definir uma pessoa que seja responsável em garantir que essas informações sejam geradas e que estejam corretas, para que possa ser confiável os dados apresentados durante a análise periódica. Valores errados, podem gerar decisões estratégicas erradas para a organização, portanto os números devem ser confiáveis;
- Deixe claro para todos os envolvidos quais são os Indicadores Chaves e quais as metas esperadas, pois dessa forma eles saberão como serão avaliados e por quais resultados eles devem alcançar.
No artigo O que são Indicadores Gerenciais e Operacionais, podemos ter exemplos de alguns KPI´s que podemos utilizar em nossa empresa.
Os KPI´s podem ser alterados conforme alterações de mix de produtos ou serviços que sua empresa oferece, ou mudanças do mercado, pois os KPI´s devem mostrar a realidade do seu negócio para que possa gerar decisões estratégicas. Por isso é importante estar analisando periodicamente para que possa ser revisado e alterado conforme a necessidade.
Como Usar o KPI na Empresa
Após definido os KPI´s ou os Indicadores Chaves de Desempenho, como usar os KPI´S na empresa?
Primeiramente você deve determinar a frequência de análise desses KPI´s. Não adianta você ter indicadores, medir periodicamente mas não analisar os resultados e não gerar ações com base nas análises realizadas. O grande objetivo de ter os KPI´s é gerar ações de melhorias para que se atinja os resultados planejados.
O importante ao utilizar o KPI é definir ações de melhorias ou estratégias futuras com base nos resultados obtidos e tendências de mercado. Como os KPI´s são os Indicadores Chaves de Desempenho da sua empresa e ao analisar os resultados obtidos e gerando ações de melhorias com base nesses indicadores, você estará gerando ações que realmente afetarão o direcionamento e resultado da empresa. Os KPI´s facilitam na definição de quais ações são as mais urgentes e que afetarão o resultado da empresa, indica quais são as suas prioridades, onde deve investir em melhorias. Portanto facilita na tomada de decisões estratégicas da organização.
Nessa análise periódica, deverá cada responsável apresentar seus resultados e as ações de melhorias a serem realizadas para atingir as metas determinadas. Defina um Plano de Ação Empresarial, para garantir quais as ações foram definidas e se foram realizadas dentro do prazo determinado. Para saber um pouco mais sobre plano de ação, leia o artigo Qual a Importância de Um Plano Empresarial.
Daniela Harumi Hotta
Sócia-Diretora da DH Gestão Integrada Consultoria, formada em Processos de Produção pela Fatec, Especialização em Engenharia da Qualidade – Poli e MBA em Administração – USP. Experiência em cargos de Treinamento Operacional, Gestão da Qualidade e Implantação de Ferramentas de Melhoria Contínua na Prysmian Cabos por 10 anos. Consultora nas áreas de Gestão de Processos, Gestão Comercial, Gestão Administrativa e Produtiva e Implantação de Processos de RH para pequenas e médias empresas a mais de 7 anos.
