O que é o Sistema Kanban e como funciona?

By Gestão de Processos

O Sistema Kanban tem como objetivo controlar as prioridades por meio visual com cartões ou sinalizações de forma a facilitar a gestão, melhorar a produtividade e redução de perdas e custos. Mas Como Funciona o Sistema Kanban e Como Posso Aplicar em Minha Empresa?

Para entendermos melhor o que é o Sistema Kanban, vamos te explicar o conceito, de como surgiu essa metodologia.

Qual a origem do termo é Kanban?

A palavra Kanban é de origem japonesa e o significado é “sinalização” ou “cartão”. O termo Kanban nasceu por volta do ano de 1600, depois do fim dos conflitos militares no Japão, o país entrou em um período crescimento econômico e estabilidade. As ruas japonesas começaram a ficar cheias de lojas e todas disputando a atenção dos clientes através de placas personalizadas que eles chamavam de “Kanbans” informando que tipo de produto ou serviço era oferecido na loja. Logo apareciam placas personalizadas em formas de peixes ou cachimbos, indicando qual era o produto oferecido, com conteúdo claro e conciso.

Essa prática podemos observar até hoje com luminosos em fachadas de lojas de produtos ou serviços.

Como surgiu o Sistema Kanban para Indústria?

Na década de 1940, a Toyota estava tendo um grande prejuízo, não conseguia competir com as montadoras americanas. A diferença era de dez vez a menos de produtividade entre a Toyota e as empresas americanas. Visando a redução de custos e aumento de produtividade, o engenheiro Taiichi Ono, identificou os sete tipos de desperdícios que levavam a diminuição da produtividade e desempenho da empresa:

  • Transporte: movimentação de produtos sem a necessidade, no qual não serão utilizados no momento
  • Estoque: excesso de matéria-prima, ou semi-pronto (produto semi acabado) ou produto acabado não sendo utilizado ou necessário no momento
  • Movimentação: pessoas ou equipamentos se deslocando sem necessidade ou em excesso para realizar o processo
  • Espera: pessoas ou produtos em espera aguardando para realizar a próxima etapa
  • Superprodução: produção acima da demanda necessária
  • Superprocessamento: resultante de uma atividade ou ferramenta que ficou em processo mas não foi finalizado
  • Defeitos: produtos defeituosos ou produtos e serviços que são necessários inspeção ou revisão para correção de defeitos

No artigo Os 7 Maiores Desperdícios no Sistema Lean Manufacturing podemos ler um pouco mais e entender cada tipo de desperdício identificado pelo engenheiro Taiichi Ono.

Visando na redução dos sete tipos de desperdícios que ele identificou na Toyota, Taiichi verificou que a produção em excesso era um desperdício, pois era necessário manter um estoque em excesso de matérias-primas no qual ele não sabia quando seria vendido o produto. Para reduzir os custos, era necessário achar o ponto de equilíbrio para produzir somente a quantidade necessária. Para isso era preciso ter uma ideia de estoque mínimo no qual garantia o fluxo de trabalho regular e sem faltar produto para o cliente.

Para identificar a demanda necessária, Taiichi utilizou cartões de identificação nos produtos acabados, no qual chamavam de cartão Kanban. Quando o produto era vendido, o cartão Kanban voltava para a produção e os colaboradores só poderiam produzir um novo item quando o cartão Kanban voltava para eles e atingissem o limite definido de cartões pendentes. Esse sistema foi batizado de “Sistema Kanban”. Cada material usado para a fabricação também tinha um cartão kanban próprio anexado, no qual gerava demanda por todo o fluxo da produção, até demandas para os fornecedores.

Com esse sistema, Taiichi conseguiu reduzir os estoques, melhorar o rendimento e a visualização de demanda no processo.

Como Funciona o Sistema Kanban?

O conceito do Sistema Kanban pode ser aplicado de diversas formas e com várias funções. Vejamos algumas formas de Como Funciona o Sistema Kanban:

  • Kanbande movimentação e controle de estoque: como foi explicado acima, podemos utilizar o Sistema Kanban para indicar quando devemos produzir ou não, gerando uma demanda de produção em cada processo conforme o produto foi consumido entre uma fase de produção para outra. Podemos utilizar essa metodologia através de cartões em cada produto ou por demarcações em prateleiras onde ficam os produtos, indicando a quantidade normal de operação, a quantidade que deve ficar em alerta e a quantidade urgente no qual deve providenciar mais produtos.
  • Kanban de produção: é feito através de murais ou quadros divididos em três partes: “Para Fazer” (to do), “Fazendo” (doing) e “Feito” (done).

Neste quadro são colocados os cartões com as seguintes informações: O que é necessário fazer, o prazo para conclusão, responsável pela atividade. Quando é aberto um novo cartão com essas informações, o cartão é colocado na primeira coluna “Para Fazer”, quando começa a ser executado a ação do cartão, ele muda para a segunda coluna “Fazendo” e quando é concluído ele vai para a coluna “Feito”.

Podemos utilizar por cores o quadro ou os cartões coloridos, onde podemos indicar o grau de urgência em cada cor do cartão, ou indicar por setor responsável ou conforme a necessidade.

Além de quadros ou cartões de identificação, podemos também utilizar sistemas on-line integrados onde várias pessoas podem ter o acesso e atualizar em tempo real do que está sendo planejado, executado e concluído. Temos como exemplos:

Qual a diferença entre Sistema Kanban e Scrum?

O Sistema Kanban é focado na melhoria de processos, gestão de estoque, análise de gargalos, enquanto o Scrum é geralmente utilizado para ajudar a agilizar o trabalho. O Scrum organiza sessões de trabalho chamados de “sprints” com duração de 1 a 2 semanas com reuniões diárias, com a carga de trabalho definida para ser concluída dentro do período do ciclo.

Quais os benefícios da utilização do Sistema Kanban?

Como podemos observar, podemos aplicar o Sistema Kanban de diversas formas, pois o Sistema Kanban funciona por ser um conceito simples e visual.

Seguem alguns benefícios que podemos ter utilizando o Sistema Kanban:

  • Poder visualizar em seu processo os itens críticos de volume de estoque ou produção, como itens em excesso ou itens faltantes ou em pouca quantidade;
  • Redução de estoque, consequentemente redução de custo por fazer e comprar somente por demanda, conforme a necessidade, auxiliando na Metodologia Just in Time, como podemos ler no artigo “Just In Time para Redução de Custos”;
  • Através do Quadro Kanban de produção você pode visualizar o volume de atividades em andamento, planejadas e concluídas, por setor ou o total da empresa. Podendo verificar os gargalos, atrasos e quantidade de demanda de cada setor;
  • Agilizar processos, aumentando a produtividade da empresa através da identificação das demandas e distribuição de tarefas e determinação de prazos e responsáveis;
  • Maior clareza no que deve ser feito, por quem e qual o prazo que deve ser concluído.

Se sua empresa quer reduzir desperdícios com redução de estoque e melhorar a visualização das demandas de atividades dos processos, é uma oportunidade de aplicar o Sistema kanban, seja de forma manual com Cartões Kanban e Quadros Kanban físicos ou por sistemas e softwares on-line.

Sócia-Diretora da DH Gestão Integrada Consultoria, formada em Processos de Produção pela Fatec, Especialização em Engenharia da Qualidade – Poli e MBA em Administração – USP. Experiência em cargos de Treinamento Operacional, Gestão da Qualidade e Implantação de Ferramentas de Melhoria Contínua na Prysmian Cabos por 10 anos. Consultora nas áreas de Gestão de Processos, Gestão Comercial, Gestão Administrativa e Produtiva e Implantação de Processos de RH para pequenas e médias empresas a mais de 7 anos.